„Wir haben Lust auf Digitalisierung“

Herr Potthoff, gemeinsam mit Professor Uwe Ufer, kaufmännischer Vorstand der Diakonie Michaelshoven, waren Sie im Frühjahr in Berlin. Was war der Anlass Ihrer Reise?

Christian Potthoff: Wir waren im März in Berlin, weil uns das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung zum Kick-Off des neuen „Agentic AI Hub“ eingeladen hatte. Dieser Hub verfolgt das Ziel, gemeinsam mit KI-Start-up-Unternehmen Softwarelösungen zur Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen zu erproben und skalierbar zu machen. Heißt: Dort werden Lösungen nicht nur diskutiert, sondern direkt im Verwaltungsalltag getestet.

Zur Teilnahme wurden aus mehr als 600 Bewerbungen 20 Pilotprojekte ausgewählt, darunter auch das Projekt, an dem die Diakonie Michaelshoven im Verbund mit der Stadt Köln und dem Start-up „myo“ beteiligt ist. Die Einladung des Digitalministeriums zeigt, dass soziale Träger einen aktiven Beitrag zur Staatsmodernisierung leisten können.

Worum geht es bei Ihrem Projekt?

Christian Potthoff: Wir haben den Prozess „Hilfe zur Pflege“ betrachtet. Ein Thema, das die Pflegebranche seit vielen Jahren stark belastet. Denn die Bearbeitungszeiten der entsprechenden Anträge sind meist so lang, dass auf Seiten der Einrichtungen viele offene Posten gegenüber den Sozialverwaltungen existieren. Deshalb hat die Diakonie Michaelshoven sich gemeinsam mit „myo“ und der Stadt Köln schon vor gut einem Jahr auf den Weg gemacht, um dieses Antragsverfahren mit dem KI-gestützten Antragstool „myoformfix“ zu digitalisieren und damit zu verbessern und zu beschleunigen.

Als sich dann Anfang des Jahres die Gelegenheit bot, unser Projekt drei Monate lang in der Pilotphase des Agentic AI Hub zu testen, haben wir mit unserer Bewerbung nicht gezögert – und wurden ausgewählt, ebenso wie zwei andere Träger-Tandems aus Heinsberg und Berlin, die die Software auch nutzen.

Die drei Monate sind vergangen. Wie fällt das Fazit aus?

Christian Potthoff: Auf jeden Fall positiv. Im „Agentic AI Hub“ konnten wir das Tool von allen Beteiligten intensiv auf seine Tauglichkeit prüfen lassen und haben im Modellzeitraum mehr als 30 Anträge bearbeitet.

Nach drei Monaten konnten wir feststellen, dass die Bearbeitungszeit auf kommunaler Seite um 31 Prozent gesunken ist. Und die Durchlaufzeit, also die gesamte Zeit, in der sich Kunde und Kommune mit dem Antrag beschäftigen, sank sogar um 45 Prozent. Noch anschaulicher macht es dieser Vergleich: Ohne KI-Agent hatten wir eine durchschnittliche Bearbeitungsdauer von 85 Tagen, mit dem Agenten kommen wir im Durchschnitt auf 47 Tage.

Was bedeutet das für Sie als Träger?

Christian Potthoff: Wir als Diakonie Michaelshoven haben aktuell in unseren Pflegeeinrichtungen rund 120 Hilfeempfänger, und die haben insgesamt gegenüber der Stadt Köln offene Posten von 350.000 Euro. Das ist im bundesweiten Vergleich noch eine geringe Summe. Aber nichtsdestotrotz muss man sehen: Wir haben für diese Menschen Leistungen erbracht und bekommen erstmal 350.000 Euro an Refinanzierung nicht. Deswegen haben wir ein starkes Interesse daran, dass dieses Liquiditätsrisiko durch einen beschleunigten digitalen Prozess eliminiert wird. 

Mindestens genauso wichtig ist die Tatsache, dass „myoformfix“ die Antragstellung stark vereinfacht und damit sowohl die Antragstellenden als auch die Mitarbeitenden der beteiligten Ämter deutlich entlastet. Gerade im Bereich Pflege ist es unerlässlich, auf Prozesse zu setzen, die transparent und entlastend für alle Beteiligten sind. Auch in dieser Hinsicht erfüllt die Software ihren Zweck. Bei einer Umfrage im Anschluss an den AI Hub kam heraus: Von zehn möglichen Punkten haben die Kundinnen und Kunden der Software 9,88 Punkte gegeben.

Warum dauert das Bearbeiten der Anträge auf „Hilfe zur Pflege“ eigentlich so lange?

Christian Potthoff: Potthoff Ein Grund ist, dass die Zahl der Anträge einfach gestiegen ist. Ein weiterer ist die Art des Antrags. Sie müssen sich vorstellen, dass manche Anträge je nach Fallkonstellation einen Umfang von bis zu 200 Seiten haben und sehr kompliziert sind. Häufig reichen die Antragstellenden deshalb nur unvollständige Unterlagen ein, dann kommt es zu Rückfragen, zu neuen Fristen und dadurch wieder zu Verzögerungen. Außerdem ist das Antragsverfahren komplett analog, es kommt also auch auf dem Postweg zu Verzögerungen. All diese Faktoren blähen den Prozess wahnsinnig auf.

Im digitalisierten und standardisierten Verfahren hingegen lassen sich beispielsweise Erklärfelder ergänzen – Sie kennen das von der digitalen Steuererklärung. Die Software liefert dann bereits innerhalb des Antrags Hilfestellung, sodass der Antrag meist schon im ersten Anlauf vollständig bei der Stadt eingereicht werden kann.

Anfang Juni, zum Abschluss der Modellphase des Agentic AI Hub, waren Sie erneut in Berlin.  Wie geht es nun weiter?

Christian Potthoff: Auf jeden Fall wollen wir die Software weiter nutzen und die Zusammenarbeit mit myo fortsetzen. Für uns ist der Beweis erbracht, dass das eine skalierbare Lösung ist, die wirklich nennenswerte Effekte hat. Jetzt liegt es am Ministerium, dass ein Weg gefunden wird, die Software möglichst flächendeckend in allen Sozialverwaltungen in den Einsatz zu bringen.   

Außerdem muss die Frage der Finanzierung beantwortet werden: Stand jetzt bezahlen die Pflegeunternehmen die Software. Streng betrachtet zahlen sie also für einen Prozess, der ein kommunaler Prozess ist.

Unsere Philosophie ist: Wir wollen innovativer Vorreiter in der Branche sein und konsequent vom Kunden aus denken. Wir arbeiten deshalb mit Start-ups zusammen, um Prozesse zu optimieren und kundenfreundlicher zu machen. Die Besuche in Berlin haben uns darin bestärkt, dass wir uns auch in Zukunft einbringen und unseren Beitrag zur Digitalisierung leisten wollen.

Was war Ihr Highlight während des Berlinbesuchs?

Christian Potthoff: Wir hatten nicht nur die Gelegenheit, Digitalminister Karsten Wildberger unser Projekt vorzustellen. Sondern wir konnten ihm auch davon berichten, wie weit die Diakonie Michaelshoven insgesamt in Sachen Digitalisierung ist. Herr Wildberger interessiert sich anscheinend für Sozialwirtschaft und hat zugesagt, sich selbst hier vor Ort ein Bild von unserer Arbeit machen zu wollen. Darüber freuen wir uns sehr und stimmen derzeit den Termin für seinen Besuch ab.

Eine grundsätzliche Frage: Welche Haltung vertreten Sie als Geschäftsführer der Diakonie Michaelshoven Pflege und Wohnen gegenüber digitalen Techniken und Künstlicher Intelligenz?

Christian Potthoff: Wir haben Lust auf Digitalisierung. Als Pflegeunternehmer gehe ich sogar so weit zu sagen: Wir brauchen in Deutschland in den kommunalen Verwaltungen digitale Bürgerportale, wo sämtliche Leistungen einer Stadt abgebildet werden und beantragbar sind, insbesondere im sozialen Bereich.
Unsere Vision als Diakonie Michaelshoven ist es, Zukunftsgestalter der Pflege in Deutschland zu sein und die Digitalisierung als große Chance zu sehen. Wir nutzen digitale Techniken und KI, um Mitarbeitende zu entlasten und Zeit zu gewinnen für Menschlichkeit im Umgang mit den Kundinnen und Kunden. Für unsere Pflegekräfte ist dabei das Smartphone das zentrale Arbeitsmittel der Zukunft. Außerdem setzen wir in unseren Einrichtungen verschiedene digitale Devices ein, die die Sicherheit der Kundinnen und Kunden und damit auch deren Aufenthaltsqualität erhöhen.

Was sind die nächsten digitalen Schritte der Diakonie Michaelshoven?

Christian Potthoff: Wir bauen gerade mit unserer neuen Pflegeschule eine Talentschmiede, in der wir digitale Kompetenzen direkt während der Ausbildung mit vermitteln können. Als Arbeitgeber merken wir, dass unsere Innovationsbereitschaft gut ankommt und viele junge Menschen bei uns arbeiten möchten.

Und wie nehmen Sie die derzeitigen Mitarbeitenden auf dieser „digitalen Reise“ mit?

Christian Potthoff: In Befragungen sagen unsere Mitarbeitenden, dass die Diakonie Michaelshoven im Gestalten von Innovationen sehr authentisch sei, besonders in Verbindung mit Digitalisierung. Und warum finden unsere Mitarbeitenden Digitalisierung gut? Die Antwort ist: Diese Menschen sind ja in den Pflegeberuf gekommen, um sich um Menschen zu kümmern – und nicht etwa um Pflegedokumentationen. Wenn ich aber 30 Prozent meiner Arbeitszeit mit Pflegedokumentationen verbringe, dann ist das nicht das, was ich mir von meinem Beruf erhofft habe.

Natürlich gibt es Unterschiede in der digitalen Kompetenz unserer Mitarbeitenden. Deshalb ist es unsere Aufgabe, alle Mitarbeitenden zu befähigen, die Tools sinnvoll einzusetzen. Dafür müssen wir teilweise auch Arbeitsroutinen aufbrechen. Es reicht nicht, in den Einrichtungen neue Techniken zu implementieren und diese dann nur in der Anfangsphase zu begleiten. Vielmehr muss es eine kontinuierliche Begleitung im Arbeitsalltag durch ‚training on the job‘ geben.

Die Teams können sich darauf verlassen, dass sie jede Form von Unterstützung bekommen, damit sie die digitale Transformation für sich und für unsere Kunden bestmöglich gestalten können. Ich erwarte aber auch, dass sie sie bestmöglich gestalten. Unsere Haltung ist klar: Es geht nicht um die Frage, ob wir die digitale Transformation umsetzen, sondern lediglich darum, wie wir sie umsetzen.