11. Februar 2020

Fördermittel digital

Neues Antrags- und Bewilligungssystem für Fördermittel und Kollekten

Im Zentrum Drittmittel und Fundraising hat die Diakonie RWL die Beratung und Vermittlung von Fördermitteln aus Soziallotterien und Stiftungen sowie die Vergabe von Kollektenmitteln gebündelt. Im vergangenen Jahr wurden mehr als 1650 Anträge und Anfragen bearbeitet. Eine Flut von Beratungsprozessen, die transparent und übersichtlich bearbeitet werden wollen. Dazu entwickelt die Diakonie RWL ein digitales Antragsverfahren - unterstützt von der Glücksspirale.

Das Projekt „"Fördermittel digital" - Entwicklung und Implementierung eines niederschwellig und transparenten Antrags- und Bewilligungssystems für Fördermittel verbunden mit einer Fördermitteldatenbank“ wird von der Glücksspirale unterstützt.

Ziel des Projektes „Fördermittel digital“ ist es Antragsverfahren für Mitgliedseinrichtungen der Diakonie RWL und deren Mitarbeitenden zu vereinfachen und transparenter zu machen.  "Bei der Menge an Fördermitteln, die es an diversen Stellen gibt, braucht es Werkzeuge, die Antragstellerinnen und Antagsstelern die Arbeit erleichtern. Damit die Unterstützung bei den Menschen ankommt, die sie brauchen," erklärt Ulrich T. Christenn, Leiter des Zentrum Drittmittel und Fundraising. Dazu hat die Diakonie RWL ein IT-gestützten Antrags- und Vergabesystems entwickelt. In gemeinsamen Workshop der Abteilungen „Zentrum Drittmittel und Fundraising“ und „IT und Organisation“ wurden die Rahmenbedingungen und Ziele definiert. Im ersten Schritt wurde eine interne Anwendung zur digitalen Erfassung und Verwaltung von eingehenden Fördermittelanträge entwickelt. Unabhängig vom Ursprung (Webformular, Telefon, E-Mail, Brief) und der möglichen Förderquelle werden alle Anträge in einer Datenbank erfasst, geprüft, weitergeleitet, bewilligt oder abgelehnt. Diese Datenbank ist verknüpft mit der Mitgliederdatenbank der Diakonie RWL.

Mitarbeitende der Diakonie RWL nutzen die Datenbank und den digitalen Workflow in der Antragsberatung und –bearbeitung. Nicht nur der eigentliche Antrag auf Fördermittel, auch die gesamte Kommunikation zwischen antragstellender Einrichtung, Fördermittelgeber und Diakonie RWL kann in der Datenbank digital abgebildet werden. Das hat sowohl Vorteile für die Antragstellerinnen und Antragsteller als auch für die Mitarbeitenden der Diakonie RWL.  "Es ist schon sehr praktisch, wenn mehrere Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen und ortsunabhängig Zugriff auf die Informationen haben. So können Beratungsprozesse einfacher ablaufen," erklärt Ulrich T. Christenn.

Als zweiter Schritt wird ein Antragsportal entwickelt, über das die Einrichtungen Anfragen und konkrete Fördermittelanträge einstellen können. Die niederschwellige, standardisierte Form der Antragstellung vor allem für Kollektenmittel wird als große Erleichterung für die Antragstellenden erlebt. Geplant ist auch eine Funktion, bei der die Antragstellenden ihre Anträge im Portal „begleiten“ können, also auch nachträglich bearbeiten können und sehen, bei welchem Bearbeitungsstand der Antrag ist. "Wir wollen das Antragssystem kontinuierlich ausbauen und weiterentwickelt und dabei die Möglichkeiten ausnutzen, die uns unsere Mitgliederdatenbank bietet. Zum Vorteil unsere Mitglieder und auch unserer Mitarbeitenden," blickt Rene Friedrich, Projektverantwortlicher in der IT-Abteilung, voraus. 

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