Ehrenamtsmanagement
Ehrenamts-Management oder auch Entwicklung eines Ehrenamtskonzeptes
Das Ehrenamts-Management oder auch Freiwilligen-Management ist ein prozessorientiertes Vorgehen, bei dem sich Organisationen den Motivationen, Erwartungen, Bedürfnissen und Kompetenzen von Freiwilligen öffnen. Dabei soll das Zusammenpassen der Interessen der Freiwilligen und der Organisationen entwickelt werden. Für das Gelingen eines Freiwilligenmanagements ist erforderlich, dass alle Mitarbeitenden (bereits ehrenamtlich Tätige, Hauptamtliche, Vorstand etc.) in den Prozess einbezogen werden. Besonders die Hauptamtlichen sind anzusprechen, um ihre Ängste und Bedenken ernst zu nehmen. Die Leitung muss grundsätzlich die Arbeit mit Freiwilligen befürworten und ein Budget bereitstellen.
Folgende Punkte sind zu beachten:
- Konzept / Grundsatzfrage
- Bedarfseinschätzung / Programmplanung
- Aufgabenentwicklung / Aufgabenbeschreibung
- Rahmenbedingungen
- Ansprechpartnerin / Ansprechpartner
- Gewinnung
- Vorstellungsgespräch / Matching / Erstgespräch
- Schnupperphase / Orientierung / Einarbeitung
- Begleiten / Unterstützen / Motivieren / Beraten
- Qualifizierung
- Anerkennung
- Evaluation
Konzept
Hier stellt sich die Frage, ob es ein Konzept zur systematischen Zusammenarbeit mit Freiwilligen gibt. Eine Willenserklärung aller Beteiligten, eine systematische Zusammenarbeit mit Freiwilligen zu gestalten, ist wichtig. Die Fragen - Wollen wir mit Freiwilligen arbeiten? Warum wollen wir mit Freiwilligen arbeiten? - sollten diskutiert werden.
Bedarfseinschätzung / Programmplanung
Anhand der Analyse einer Einrichtung kann eine Bedarfseinschätzung vorgenommen werden. Es geht darum, die noch zu benötigenden oder bereits bestehenden Aufgabenfelder zu analysieren – beispielsweise: Sollen neue Felder entwickelt werden? Für welche Felder können denn überhaupt Freiwillige eingesetzt werden? Welche Tätigkeiten können nur von Hauptamtlichen übernommen werden? Wo brauchen Hauptamtliche Unterstützung? Wo können ergänzende Angebote entwickelt werden? Welche Bedürfnisse haben die „Nutzer“ der Angebote? Nach der Bedarfsanalyse sollte deutlich sein, wie viele Freiwillige schon tätig sind, ob sie zufrieden sind, wie viele neue Freiwillige geworben werden. Damit verbunden ist die Programmplanung, die die inhaltliche Richtung einer Einrichtung beschreibt.
Aufgabenentwicklung / Aufgabenbeschreibung
Aus der Bedarfseinschätzung ergibt sich die Aufgabenentwicklung und - beschreibung. Für eine gelingende Freiwilligenarbeit ist es sinnvoll, die Aufgaben möglichst konkret zu beschreiben. Bei den Aufgabenbeschreibungen sollte beachtet werden, dass sie nicht zu einer Über- oder Unterforderung führen, einen zu hohen Zeitaufwand erfordern oder zu eintönig sind. Sinnvoll ist es, die Aufgaben an Ziele zu knüpfen. Zur Aufgabenentwicklung gehört auch, Voraussetzungen für ein partnerschaftliches Miteinander zwischen Hauptamtlichen und Ehrenamtlichen zu schaffen, das heißt Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche sind voneinander abzugrenzen und die Rollen beider klar zu beschreiben. Hauptamtliche sind unbedingt in die Aufgabenentwicklung einzubeziehen.
Rahmenbedingungen
Es muss geklärt werden, wo z.B. der Arbeitsplatz für die Ehrenamtlichen ist, ob sie einen PC benötigen, einen Schlüssel, Fahrtkostenerstattung erhalten, ob sie versichert sind etc.
Ansprechpartnerin / Ansprechpartner
Ein Ansprechpartner koordiniert und begleitet die Freiwilligen. Sie / Er ist da für die Ehrenamtlichen und die Hauptamtlichen bei allen Fragen rund ums Ehrenamt.
Gewinnung
Wenn die notwendigen internen Voraussetzungen geklärt sind, kann gezielt geworben werden. Es sollte eine überzeugende Botschaft entwickelt werden, die gezielt motiviert, die Wichtigkeit, die Anforderungen und den Nutzen des Engagements aufzeigt, Zugangsbarrieren mindert und den Ansprechpartner nennt. Gute Strukturen, gutes Klima wirken anziehend .Persönliche Kontakte sind oft Anstoß, sich zu engagieren. Die beste Werbung sind begeisterte Freiwillige. Flyer, Postkarten, Faltblätter und der richtige Ort der Werbung helfen ebenfalls.
Vorstellungsgespräch / Matching / Erstgespräch
In diesem Gespräch werden Engagement-Möglichkeiten und Profile des Feldes mit den Motivationen, Bedürfnissen und dem Profil des Freiwilligen abgeglichen. Die künftige Zusammenarbeit und das Zueinanderpassen sollten hier besprochen und entwickelt werden. Das Leitbild und die Ziele der Organisation sollten an dieser Stelle dargestellt werden. Hier ist die erste Möglichkeit, sich für, aber auch gegen die Arbeit auszusprechen.
Schnupperphase / Orientierung / Einarbeitung
Orientierung bietet etwa ein Einführungsprogramm, in dessen Rahmen Freiwillige willkommen geheißen werden, erste Kontakte knüpfen können, über Arbeitsabläufe, Sicherheitsbestimmungen, räumliche Gegebenheiten informiert werden. Daran schließt sich die Einarbeitungszeit an, die von Hauptamtlichen oder Ehrenamtlichen übernommen werden kann. Eine Schnupperphase kann vereinbart werden, an dessen Ende (etwa nach zwei Monaten) sich ein Reflexionsgespräch anschließen sollte.
Begleiten / Unterstützen / Motivieren / Beraten
Neben dem Austausch mit anderen Mitarbeitenden sind regelmäßige Treffen in Form von Einzel- oder Gruppengesprächen Momente motivierender Begleitung. Hier ist der Raum für Anregungen, Kritik, Unzufriedenheit. Regelmäßige Austauschtreffen, an denen Wissen vermittelt und einfach Anregungen ausgetauscht werden können, fördern die Integration und Identifikation mit der Einrichtung.
Zur Begleitung gehört auch, über den Abschied zu sprechen. Abschied ist ein schwieriges Thema, deshalb sollte ihm Aufmerksamkeit geschenkt werden. Ein kleines Abschiedsfest und ein vertrauensvolles Gespräch drücken das aus.
Qualifizierung
Für viele Arbeitsfelder sind Methoden -, Fach- und Sozialkompetenz wichtig.
Für manche Arbeitsfelder sind als Vorbereitung Qualifizierungen notwendig (z.B. Telefonseelsorge). Begleitende Angebote sind supervidierende Angebote, kollegiale Beratungen, Austauschtreffen, sind gezielte, dem Arbeitsfeld entsprechende Angebote.
Anerkennung
Die Anerkennung der Leistungen Freiwilliger ist ein zentraler Bestandteil für die Motivation und die Bindung Freiwilliger Die Einrichtung sollte eine Anerkennungskultur entwickeln. Die „Anerkennungskompetenz“ hat im Prinzip jeder Mitarbeitende in der Einrichtung. Sie erfolgt einerseits durch die Nutzer der Einrichtung, muss aber auf jeden Fall auch durch die Hauptamtlichen oder die Leitung der Einrichtung erfolgen. Anerkennung bedeutet, tatsächlich wahrzunehmen, welches Engagement jeder Ehrenamtliche erbringt. Das kann erfolgen durch Danke-Schön-Veranstaltungen, durch unzählige Signale im Alltag, sie kann durch das Einbeziehen in Entscheidungen, durch Partizipation, durch die vertauensvolle Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, durch Zertifikate und Zeugnisse und durch die Möglichkeit, selbstständig arbeiten zu können, sich einbringen zu können, ausgedrückt werden.
Evaluation
Die Evaluation ist nicht die letzte Phase, sondern integrierter Bestandteil des Prozesses. Sie dient dazu, qualitative (etwa sind die Erwartungen erfüllt worden) und quantitative Aussagen (beispielsweise Zahl der Ehrenamtlichen) auszuwerten. Entsprechende Veränderungen des Konzeptes sind dann vorzunehmen.
Karen Sommer-Loeffen
Referentin für Ehrenamt und Selbsthilfe
in der Diakonie Rheinland-Westfalen-Lippe e.V.
Lenaustraße 41, 40470 Düsseldorf
Telefon: 0211 6398-258
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